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Zuständig für die Erfassung und Versorgung Geflüchteter sind zunächst die Kommunen und Landesverwaltungen. Asylanträge und Aufenthaltstitel werden vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) bearbeitet. Dieses ist dem Innenministerium zugeordnet. Die Kapazitäten der Behörden sind abhängig davon, wie viele Asylanträge und Einreisen erwartet werden.

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Die Anzahl Geflüchteter 2015 war so unerwartet hoch, dass die Behörden nicht darauf eingerichtet waren; es fehlten vielerorts Unterkünfte und das nötige Personal, um die Ankommenden zügig zu registrieren und Sachmittel zu verteilen. Ende 2015 gab es daher 365.000 offene Asylverfahren und 500.000 Menschen, die noch gar keinen Antrag stellen konnten. Insbesondere bei der Erstversorgung sprangen hier oft Freiwillige ein, deren Arbeit nun zunehmend mit den Behörden koordiniert wird. Seit 2015 haben daher auch einige Veränderungen eingesetzt: Von 2.800 auf 10.000 stieg die Zahl der im BAMF Beschäftigten, die Zuständigkeit für Geflüchtete wurde vom Innenministerium ins Bundeskanzleramt verlagert. In Unterkünfte wurde kommunal investiert. Viele der Stellen im BAMF sind jedoch befristet. Nachdem die Anzahl der offenen Asylverfahren auf 70.000 gesunken ist, baut das Amt nun wieder Stellen ab.

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